Het handwerk tussen je systemen gaat eruit

Eén workflow met maximaal twee gekoppelde tools begint bij €299, inclusief test en oplevering. Het Plus-pakket van €699 dekt tot drie workflows, met foutafhandeling en documentatie. Wil je onbeperkt workflows, maatwerkintegraties en een dashboard, dan is dat Pro voor €1.299, inclusief drie maanden onderhoud. Doorlopend beheer met monitoring kost daarna €49 per maand en is optioneel.

Het vaakst komen e-mail (Gmail, Outlook), CRM's (HubSpot, Pipedrive, Teamleader), boekhoudpakketten (Moneybird, Exact, e-Boekhouden), webshops (Shopify, WooCommerce, Lightspeed), agenda's en spreadsheets langs. Heeft je systeem een API of kan het een webhook versturen, dan valt er meestal iets te bouwen. Bij het samenstellen vragen we per tool welk pakket je precies gebruikt, want dat bepaalt of er een kant-en-klare koppeling bestaat of dat we hem zelf schrijven.

Bij de handeling die het vaakst terugkomt of het meest foutgevoelig is. Schrijf een week lang op wat je overtypt en hoe vaak. Daar komt bijna altijd één keten uit die tientallen keren per maand langskomt, en die pakken we eerst. Een groot plan is niet nodig om te starten.

Die licentie loopt via je eigen account en betaal je rechtstreeks aan de leverancier. Beide rekenen per uitgevoerde stap of taak, dus bij grotere volumes lopen de maandkosten op. Draai je duizenden acties per maand, dan bekijken we of een maatwerkkoppeling rechtstreeks op de API's goedkoper uitkomt. Daarom vragen we bij het samenstellen hoeveel handelingen je per maand verwacht.

Dat hoort geen verrassing te zijn. Per workflow spreken we af wat er moet gebeuren bij onverwachte data: bij een ontbrekend veld stopt de flow, in plaats van een halve factuur of een lege bevestiging te versturen. Er gaat dan een melding naar jou of naar de collega die erover gaat, en waar het zinvol is probeert de flow het later opnieuw. Kies je voor beheer, dan komen die meldingen ook bij ons binnen en herstellen wij het.

We koppelen op een uniek kenmerk zoals e-mailadres, ordernummer of klantnummer, en leggen vast welk systeem leidend is. Bestaat de klant al, dan werkt de flow het bestaande record bij. Ook zorgen we dat eenzelfde gebeurtenis niet twee keer wordt verwerkt als een systeem hem opnieuw doorgeeft. Dat testen we voor de livegang op records die al in je systeem staan.

Je data blijft in je eigen systemen staan; de workflow verplaatst hem alleen van A naar B. We werken met toegang op jouw accounts, die je op elk moment kunt intrekken. Welke velden precies worden doorgegeven, staat in de documentatie die je bij oplevering krijgt. Persoonsgegevens nemen we alleen mee als de workflow ze echt nodig heeft.

Zodra we toegang hebben tot de systemen en het proces helder is, gaat het bouwen van één koppeling snel. De meeste tijd gaat naar de uitzonderingen: wat moet er gebeuren als een veld leeg is, een betaling mislukt of dezelfde klant twee keer bestelt. Die vragen stellen we in de samensteller, zodat we halverwege niet stil komen te liggen. Bij grotere pakketten leveren we per workflow op, zodat de eerste al draait terwijl we aan de volgende werken.