Beëdigde vertaling: wanneer heb je die nodig?

Je hebt een vertaling nodig van je diploma, een geboorteakte of een uitspraak van de rechtbank, en iemand aan de balie zegt: die moet wel beëdigd zijn. Wat betekent dat precies, en wanneer is het echt nodig? Dit artikel legt het uit in gewone taal, zodat je weet wat je aanvraagt en waarom.

Wat een beëdigde vertaling is

Een beëdigde vertaling wordt gemaakt door een vertaler die bij de rechtbank is beëdigd en in het register van beëdigde tolken en vertalers staat. De vertaler voegt aan de vertaling een verklaring toe waarin hij zegt dat de vertaling volledig en getrouw is, zet zijn handtekening en zijn stempel, en hecht de vertaling met een lint aan een kopie van het origineel. Zo kan niemand later een pagina wisselen. Het geheel is daarmee een officieel stuk dat een instantie kan vertrouwen zonder de vertaler te kennen.

Inhoudelijk is een beëdigde vertaling niet beter of mooier dan een gewone vertaling. Het verschil zit in de vorm en in de verantwoordelijkheid. De vertaler staat met zijn naam voor elke zin, inclusief de stempels, handtekeningen en doorhalingen die in het origineel staan. Die worden allemaal beschreven, ook als ze onleesbaar zijn.

Wanneer je er een nodig hebt

De vuistregel: zodra een officiële instantie je document gaat gebruiken om iets vast te stellen, vraagt ze een beëdigde vertaling. Denk aan een gemeente die een buitenlandse geboorteakte inschrijft, een universiteit die je diploma beoordeelt, de IND bij een verblijfsaanvraag, een notaris bij een volmacht uit het buitenland, of een rechtbank bij stukken uit een andere taal. Ook andersom geldt het: een Nederlands uittreksel dat je in Polen of Marokko moet overleggen, wordt daar meestal alleen beëdigd aangenomen.

Voor een website, een handleiding, een menukaart of een contract tussen twee bedrijven heb je geen beëdiging nodig. Daar telt alleen de kwaliteit van de vertaling. Vraag je toch om beëdiging, dan betaal je voor iets wat niemand controleert.

Vraag het eerst aan de ontvanger

De instantie die het document ontvangt, bepaalt wat ze accepteert. Bel of mail daarom vóór je iets laat vertalen. Vraag drie dingen: moet de vertaling beëdigd zijn, moet de vertaling aan het origineel of aan een kopie gehecht zijn, en is er een apostille of legalisatie nodig. Dat laatste is een aparte stempel op het origineel die bevestigt dat het document echt is. Een apostille regel je bij de rechtbank, niet bij het vertaalbureau, en soms moet die er vóór de vertaling al op zitten omdat hij ook vertaald moet worden.

Op papier of digitaal

Steeds meer instanties nemen een digitaal beëdigde vertaling aan: een PDF met een gekwalificeerde digitale handtekening van de vertaler. Dat scheelt een postzegel en een paar dagen. Andere instanties, zeker in het buitenland, willen nog altijd papier met een echt lint en een natte stempel. Ook dat vraag je vooraf na. Bij ons kun je het origineel per post krijgen of ophalen in Den Haag.

Wat je aanlevert

Een scherpe scan of foto van het hele document, inclusief de achterkant als daar stempels op staan. Alle pagina's, ook de lege. De schrijfwijze van namen zoals die in je paspoort staat, want een vertaler mag een naam niet zelf veranderen. En de naam van de instantie waar het heen gaat, zodat de vertaler de juiste termen kiest. Een Nederlands uittreksel voor een Franse notaris vraagt andere woorden dan hetzelfde uittreksel voor een Canadese universiteit.

Hoe lang het duurt

Een beëdigde vertaling van één of twee pagina's is meestal binnen een paar werkdagen klaar; het precieze aantal hangt af van de taal en van de drukte, en dat hoor je bij je aanvraag. Reken voor papier een dag extra voor de post. Heb je haast, zeg het meteen. Vaak kan het sneller, en als het niet kan, weet je dat liever op dag één dan op dag vier.

Twijfel je of jouw document beëdigd moet, maak dan je taalkaart of lees verder over hoe wij elke zin twee keer lezen.