Inhoud van dit artikel

Dranken zijn op een feest vaak de grootste onzekere post. Bij afkoop betaal je een vast bedrag per gast, ongeacht wat er wordt gedronken. Bij nacalculatie betaal je achteraf per geschonken glas. Welke vorm voordeliger is, hangt af van je gezelschap, de duur en hoe graag je vooraf zekerheid wilt.

Hoe afkoop werkt

Bij een drankarrangement spreek je een prijs per persoon per uur af voor een vast assortiment: meestal bier van de tap, huiswijnen, frisdrank, sap en koffie. Sterke drank en speciaalbieren zitten er standaard niet in, of tegen een toeslag. Je weet vooraf precies wat je betaalt, en je gasten kunnen bestellen zonder dat iemand op de teller let.

Hoe nacalculatie werkt

Bij nacalculatie houdt de bar bij wat er wordt geschonken en krijg je achteraf de rekening op basis van de werkelijke consumptie, tegen afgesproken prijzen per glas. Je betaalt dus alleen wat er echt wordt gedronken. Het risico ligt bij jou: een dorstig gezelschap op een warme avond kan de rekening flink laten oplopen.

  • Afkoop: zekerheid, eenvoudige begroting, geen discussie achteraf. Duurder bij een rustig drinkend gezelschap.
  • Nacalculatie: eerlijk naar verbruik, voordelig bij korte events of oudere gezelschappen. Onzeker bij een lange feestavond.
  • Combinatie: afkoop voor de eerste uren, daarna nacalculatie of een gesloten bar met muntjes.
Vuistregel. Reken op gemiddeld 2 tot 2,5 drankjes per gast in het eerste uur en daarna 1 tot 1,5 per uur. Bij een feest van vijf uur komt een gemiddelde gast op 6 tot 8 consumpties. Ligt de afkoopprijs voor die periode onder de nacalculatie van dat aantal, dan is afkoop voordelig.

Een rekenvoorbeeld

Een feest voor 80 gasten van 20.00 tot 01.00 uur. Afkoop: 5 uur tegen 7 euro per persoon per uur is 35 euro per gast, dus 2.800 euro. Nacalculatie: 7 consumpties tegen 4,50 euro is 31,50 euro per gast, dus 2.520 euro. Bij dit gezelschap is nacalculatie 280 euro goedkoper, maar bij 9 consumpties per gast slaat het om. Bij een receptie van twee uur wint nacalculatie bijna altijd.

Waar je op let in de offerte

Kijk bij afkoop naar wat er precies in zit en vanaf welk moment de teller loopt: vanaf de aankomst van de eerste gast, of vanaf de afgesproken starttijd. Kijk bij nacalculatie naar de prijs per glas en of er een minimum omzet geldt. En vraag bij beide hoe er wordt omgegaan met een uur uitloop.

Advies op maat

Wij rekenen beide varianten voor je door op basis van je gastenlijst, de duur en het type feest, en adviseren wat in jouw geval het gunstigst is. Vraag een voorstel aan en we zetten de twee opties naast elkaar in de offerte.