Inhoud van dit artikel
Een bedrijfsfilm kun je overdoen. Een evenement niet. De spreker zegt die ene zin één keer, de zaal lacht één keer, de taart wordt één keer aangesneden. Daarom bereiden we een evenement anders voor dan een gewone draaidag. We willen vooraf meer weten, en we staan op de dag zelf op meer plekken tegelijk. Dit is wat we je vragen als je ons belt voor een congres, een opening, een jubileum of een personeelsfeest.
Het draaiboek, ook als het nog niet af is
Elk evenement heeft een draaiboek, al is het maar een lijstje op een servet. Stuur ons wat je hebt. We lezen het met andere ogen dan de organisator: waar is licht, waar is het donker, wanneer loopt iedereen tegelijk door dezelfde deur, wanneer is het moment dat niemand mag missen. Op basis daarvan maken we ons eigen schema: wie staat waar, met welke camera, en wanneer wisselen we van plek. Verandert het draaiboek op de dag zelf, dan horen we dat graag van één persoon, zodat we niet drie versies krijgen.
De sprekers en wat ze nodig hebben
Sprekers zijn het hart van de meeste evenementen en het lastigst om goed vast te leggen. We willen vooraf weten wie er spreekt, hoe lang, en of ze een eigen fragment willen hebben. Dat laatste is bijna altijd ja, en het is een mooie manier om na afloop iets terug te geven. Vraag sprekers ook of ze in beeld willen. De meeste wel, een enkeling liever niet. Dat regelen we vooraf, zodat niemand op het podium een camera hoeft te ontwijken.
Geluid: de twee afspraken die alles bepalen
Beeld vergeeft veel, geluid vergeeft niets. Een spreker die je niet kunt verstaan, is een fragment dat je niet kunt gebruiken. Daarom twee afspraken. Eén: als er een geluidsinstallatie is, willen we een lijn uit het mengpaneel. Dat regelen we met de technicus van de zaal, en we vragen zijn naam vooraf. Twee: als er geen installatie is, zetten we zelf een microfoon op de spreker of op het spreekgestoelte. Dat kost een minuut per spreker en scheelt uren achteraf.
Wat we filmen als er niets gebeurt
De mooiste beelden van een evenement zijn vaak de beelden tussendoor. De zaal die volloopt, twee mensen die elkaar bij de koffie weer tegenkomen, de kok die de laatste schaal klaarzet. Die beelden maken wij zonder dat je het merkt, en ze zijn in de aftermovie het bindmiddel tussen de sprekers. Laat ons dus rondlopen. Hoe minder we geregisseerd worden, hoe natuurlijker het resultaat.
Wat je na afloop krijgt
Meestal drie dingen. Een aftermovie van een paar minuten die het gevoel van de dag vangt en die je de dag erna al kunt delen. De losse fragmenten van de sprekers, elk met een rustig begin en einde, voor henzelf en voor jouw kanalen. En de ruwe beelden, als je die wilt, voor later. Spreek vooraf af hoe snel je de aftermovie wilt. Snel kan, maar dan maken we hem korter en kiezen we scherper.
Eén contactpersoon op de dag
Tot slot de belangrijkste vraag: wie is op de dag zelf onze persoon? Iemand die weet wat er gaat gebeuren, die ons de technicus kan aanwijzen en die beslist als het draaiboek verandert. Met die ene persoon aan onze kant staan we overal en merk je ons nergens. En dat is precies hoe een evenement gefilmd hoort te worden.
