Inhoud van dit artikel

Achter elk soepel verlopend event schuilt een draaiboek dat weken van voorbereiding heeft gekost. Het is het instrument waarmee catering, techniek en sprekers op precies het juiste moment samenkomen, geen bureaucratische formaliteit die na de opening in een la verdwijnt.

Waarom minuten ertoe doen

Een draaiboek dat werkt met blokken van een kwartier is meestal te grof voor de opbouw en het live programma zelf. Rond de belangrijkste momenten, zoals de opening of een keynote, plan je liever per minuut.

Zo weet iedereen op de vloer precies wanneer het licht dimt, wanneer de eerste microfoon live gaat en wanneer de catering de zaal in mag om tafels bij te vullen zonder de show te verstoren.

Catering-cues goed timen

Cateringpersoneel dat midden in een emotionele speech tussen de tafels door loopt met dienbladen, verstoort de aandacht van de hele zaal. Leg daarom exacte cues vast: wanneer wordt er ingeschonken, wanneer geserveerd, en wanneer blijft de bediening volledig stil.

Een korte briefing met het cateringteam, vlak voor aanvang, met het draaiboek in de hand, voorkomt de meeste van deze storingen.

  • Techniek-cues: licht, geluid en presentaties per programmaonderdeel
  • Catering-cues: inschenken, serveren en afruimen op stille momenten
  • Sprekers-cues: aankondiging, opkomst en overgang naar het volgende blok
  • Veiligheids-cues: nooduitgangen, EHBO en verantwoordelijke per zone

De rol van de showcaller

De showcaller is degene die het draaiboek tijdens het event daadwerkelijk uitvoert, via een headset verbonden met techniek, catering en de sprekerscoördinator. Deze persoon bepaalt op elk moment of het programma volgens plan verloopt of dat er moet worden bijgestuurd.

Zonder een duidelijke showcaller ontstaat er al snel ruis: verschillende teams sturen op hun eigen tempo, en kleine vertragingen stapelen zich op tot een merkbaar probleem tegen het einde van de dag. Eén stem die de laatste beslissing neemt, voorkomt dat teams elkaar tegenspreken op de belangrijkste momenten van het programma.

Let op. Bouw in elk draaiboek bewust vijf tot tien minuten buffer in na elk groot programmaonderdeel; die marge voorkomt dat een korte uitloop bij de eerste spreker de rest van de dag laat verschuiven.

Veiligheid als vast onderdeel van het draaiboek

Een productiedraaiboek gaat over meer dan sfeer en timing alleen. Het draagt ook verantwoordelijkheid: nooduitgangen, EHBO-posten en een duidelijke verantwoordelijke per zone horen net zo vast in het document als de tijdstippen van de koffiepauzes.

Bij grotere congressen, vanaf zo'n 300 gasten, loont het om een aparte veiligheidscoördinator aan te stellen die los van de showcaller opereert en zich uitsluitend op dit onderdeel richt. Deze coördinator loopt het gebouw vooraf fysiek door, samen met de locatiebeheerder.

Neem ook een kort protocol op voor onverwachte situaties: een uitgevallen microfoon, een spreker die niet komt opdagen, of weer dat plotseling omslaat bij een buitenevenement. Zo'n protocol hoeft niet lang te zijn, als het maar duidelijk maakt wie de beslissing neemt.

Wil je dat wij het complete productiedraaiboek voor jullie volgende event uitwerken, van opbouw tot afbraak? Plan een brainstorm en we starten met een intake van jullie programma.