Wat je hier ziet gebeuren. Elke aanvraag krijgt een wachtklok. De centrale stelt automatisch de dichtstbijzijnde geschikte wagen voor, waarbij een rolstoelrit alleen bij een rolstoelbus terechtkomt en een groepsrit alleen bij een bus. Wijs je toe, dan komt het ritaanbod in de app van de chauffeur binnen en kan de reiziger meekijken. De wagens rijden over echte routes door Rotterdam, versneld weergegeven, zodat je een rit binnen een paar minuten helemaal ziet aflopen.

Waarom dit los staat van de ritcentrale. Contractvervoer is vooraf bekend en herhaalt zich, vrije ritten komen op het moment zelf binnen. Op dit bord zie je waar in de dag nog ruimte zit, zodat een losse rit in een gat past in plaats van een vaste route in de war te sturen. Elke opdrachtgever heeft zijn eigen ritregistratie, die doorloopt naar de facturatie.

Eén ritregistratie voor alles. Of een rit nu via de app binnenkomt, telefonisch wordt aangenomen of uit een contract rolt: hij belandt in dezelfde lijst, met dezelfde velden. Dat is wat de facturatie per opdrachtgever mogelijk maakt zonder dat iemand achteraf ritten overtypt.

Eén rit, drie schermen. Wijs in de ritcentrale een rit toe en het aanbod verschijnt hier links bij de chauffeur, met een aannametijd. Wordt de rit geaccepteerd, dan schuift de reiziger rechts mee door dezelfde statussen: onderweg, aangekomen, aan boord, afgerond. De taximeter in de app loopt op zodra de passagier instapt en het bedrag dat eruit komt is hetzelfde bedrag dat op de rit en op de factuur staat.

Waarom dit een aparte ingang is. Een zakelijke klant wil niet elke rit los afrekenen. Hij wil dat zijn mensen zelf kunnen boeken binnen de afspraken die hij maakt, dat elke rit op de juiste kostenplaats landt en dat hij één keer per maand een factuur krijgt die klopt met zijn eigen administratie. Dat is precies wat een taxibedrijf zonder platform met de hand in Excel bijhoudt.

Wat het platform bewaakt. Per voertuig staan de APK-datum, de keuring van de boordcomputer en het laatste onderhoud vast; per chauffeur de geldigheid van de chauffeurskaart en de VOG. Zodra iets binnen zestig dagen verloopt komt het bovenaan te staan en krijgt de planner een signaal. Welke documenten je bijhoudt en welke termijnen daarbij horen bepaal je zelf bij de inrichting.

Van rit naar factuur zonder tussenstap. Elke afgeronde rit draagt zijn eigen bedrag, opdrachtgever en kostenplaats. Aan het eind van de maand bundelt het platform die ritten per partij: een zakelijke klant krijgt één factuur met alle kostenplaatsen, contractvervoer krijgt een declaratie per rit in de vorm die de opdrachtgever wil. Wat je vandaag met de hand in een spreadsheet doet, is hier een knop.

Waarom dit scherm los staat van de ritcentrale. De centrale gaat over nu: wie rijdt de rit die op dit moment binnenkomt. Dit scherm gaat over later. Een telefoniste die een vaste klant aan de lijn heeft, tikt de naam in en heeft adres, hulpmiddel, betaalwijze en voorkeuren al staan. Een dialyserit die drie keer per week terugkomt, plan je in één handeling voor een half jaar vooruit, retour inbegrepen. Alles wat je hier maakt komt in dezelfde ritregistratie terecht als de rest.

Het klantenbestand is de reden dat een taxibedrijf sneller werkt dan een app. Wie belt is meestal geen onbekende. Het adres, of er een rolstoel bij hoort, of er extra tijd nodig is bij het instappen, welke chauffeur de voorkeur heeft en hoe er betaald wordt: dat staat er al. De planner tikt de naam in en de rest is ingevuld. Klachten en gevonden voorwerpen hangen aan dezelfde klant en dezelfde rit, dus je hoeft niets terug te zoeken.

Een rooster dat weet wat er verder speelt. Dit is geen los spreadsheet: het platform kent de diensturen, telt ze per chauffeur op en vergelijkt de bezetting met de vraag per dienst. Zet je iemand op een dienst terwijl de chauffeurskaart die week verloopt, of loopt iemand over de uren, dan zegt het scherm dat meteen. Wat hier staat is ook wat de chauffeur in de app ziet.

Waar het geld blijft. Aan het eind van een dienst moet duidelijk zijn wat er contant is opgehaald, wat er gepind is, wat op rekening staat en wat de chauffeur inlevert. Omdat elke rit zijn eigen bedrag en betaalwijze draagt, telt het platform dat zelf op en ziet de kas meteen of er een verschil is. Wat op rekening staat gaat rechtstreeks door naar de facturatie, dus niemand hoeft ritten twee keer in te voeren.

Cijfers die uit het werk zelf komen. Niets hiervan wordt apart bijgehouden: het is dezelfde ritregistratie, alleen op een andere manier opgeteld. Daardoor kun je zien welk contract eigenlijk te weinig oplevert voor de kilometers die je erin steekt, welke chauffeur de meeste ritten per dienst haalt en hoeveel no-shows je hebt. De marges in dit voorbeeld zijn verzonnen; in een echte inrichting komen ze uit je eigen kosten per uur en per kilometer.

Dit is de achterkant die je van ons krijgt. Het platform draait op je eigen omgeving, met je eigen gebruikers en rollen: een planner ziet de centrale, een chauffeur alleen zijn eigen ritten en dagstaat, de boekhouding de facturen. De regels hierboven zijn instellingen, geen code, dus je verandert ze zelf. Welke koppelingen er precies mogelijk zijn hangt af van de systemen die je nu gebruikt; dat zoeken we uit voordat we bouwen.