Inhoud van dit artikel

Bij een congres met 300 gasten en zes parallelle workshops draait alles om één ding: kunnen mensen zonder gedoe van de hoofdzaal naar hun sessie lopen en weer terug. Een verkeerde indeling merk je pas als de eerste pauze al vijftien minuten uitloopt.

Korte looplijnen als uitgangspunt

Reken op ongeveer twee minuten looptijd tussen de hoofdzaal en de verste breakoutruimte, anders lopen sessies structureel uit. Plaats de break-out ruimtes daarom bij voorkeur direct grenzend aan of op korte afstand van de plenaire zaal.

Bij een loods met meerdere verdiepingen of vleugels loont het om de sessies met de meeste aanmeldingen dicht bij de hoofdzaal te plannen, en de kleinere sessies verderop.

Geluidsisolatie tussen ruimtes

Een open industriële hal heeft prachtige akoestiek voor een plenaire keynote, maar juist die openheid is lastig voor gelijktijdige workshops. Verplaatsbare wanden met een goede geluidsisolatie, van minimaal 30 decibel demping, voorkomen dat sessies elkaar overstemmen.

Test de wanden altijd vooraf met echte sprekers en microfoons, niet alleen met stilte in de ruimte: pas met stemvolume en muziek wordt duidelijk of de isolatie voldoende is.

  • Looptijd van maximaal twee minuten tussen zaal en break-out
  • Verplaatsbare wanden met minimaal 30 decibel demping
  • Duidelijke bewegwijzering bij elke kruising
  • Buffertijd van tien minuten tussen sessies voor doorstroom

Bewegwijzering die echt werkt

Gasten die de weg kwijtraken, komen te laat en verstoren de sessie die net begonnen is. Grote, kleurgecodeerde bordjes per track werken beter dan een enkel algemeen plattegrondje bij de ingang.

Zet bij elke splitsing in de looproute een bordje neer, ook als de route voor de hand lijkend te liggen. Wat voor de organisatie logisch is, is dat voor een eerste bezoeker vaak niet.

Tip. Plan minimaal tien minuten buffer tussen sessies in plaats van de gebruikelijke vijf; die extra vijf minuten voorkomen dat de eerste vraag van een deelnemer de start van de volgende sessie vertraagt.

Jouw congres in onze hal

Onze loods biedt naast de grote hoofdzaal ook meerdere kleinere break-out ruimtes die flexibel zijn in te delen, van een intieme ronde tafel tot een volledige workshopopstelling voor 40 deelnemers.

We denken vooraf mee over de looproutes en de akoestiek, zodat jouw programma soepel verloopt van de eerste plenaire sessie tot de afsluitende borrel.

Wil je de indeling van jouw congres samen met ons doornemen? Plan een locatiebezoek en we lopen de looproutes samen door.